Acara tinggal dua hari, dan backdrop belum dipesan. Situasi ini sering terjadi, terutama untuk acara kantor yang jadwalnya bergeser mengikuti agenda pimpinan. Mesin cetak modern bisa menyelesaikan backdrop 3 x 6 meter dalam hitungan jam. Waktu paling banyak habis justru saat panitia menunggu persetujuan desain atau mencari file logo.
Siapkan enam hal berikut sebelum Anda menghubungi vendor.
1. Ukuran final yang sudah dicek di venue
Kirim ukuran yang Anda ukur sendiri atau dari pengelola venue. Ukuran perkiraan memaksa vendor menebak, dan tebakan yang salah berarti cetak ulang. Kalau Anda belum sempat survei, minta vendor datang ke lokasi lebih dulu.
2. File desain siap cetak
File siap cetak artinya ukurannya sesuai ukuran asli, resolusinya cukup, dan semua teks sudah diubah menjadi kurva (outline). Kalau Anda hanya punya desain dari Canva atau PowerPoint, ekspor ke PDF ukuran terbesar dan kirim juga file logo aslinya.
3. Logo sponsor lengkap
Logo sponsor adalah penyebab revisi paling umum. Kumpulkan semua logo dalam format vektor (AI, EPS, SVG, atau PDF) sebelum desain final. Kalau ada sponsor yang belum mengirim, putuskan sejak awal apakah backdrop akan dicetak tanpa logo itu.
4. Ejaan nama acara, tanggal, dan tempat
Baca ulang nama acara, gelar pejabat, tanggal, dan nama venue. Minta satu orang lain ikut membaca. Salah satu huruf di nama menteri atau direktur utama cukup untuk membuat seluruh backdrop dicetak ulang.
5. Satu orang yang berhak menyetujui
Tunjuk satu orang sebagai pemberi persetujuan akhir dan pastikan orang itu bisa dihubungi saat vendor mengirim proof. Persetujuan berantai lewat grup WhatsApp bisa menghabiskan setengah hari.
6. Jam loading dan kontak di venue
Vendor butuh nama dan nomor petugas venue yang akan membuka pintu barang. Tanpa kontak ini, tim pemasang bisa tertahan di pos keamanan pada malam sebelum acara.
Urutan kerja pesanan kilat
Kalau enam hal di atas sudah siap, alur pesanan kilat biasanya berjalan seperti ini:
- Anda mengirim ukuran, file, dan jadwal acara.
- Vendor mengirim proof desain dan penawaran.
- Anda menyetujui proof.
- Vendor mencetak dan menyiapkan rangka.
- Tim memasang di venue sesuai jam loading.
Setiap langkah yang tertunda di pihak panitia menggeser langkah berikutnya. Langkah 3 paling sering tertahan, jadi siapkan pemberi persetujuan sejak awal.
Foras Media melayani pesanan 24 jam dan bisa menyelesaikan pekerjaan dalam kurang dari sehari. Kirim enam hal di atas, dan tim kami langsung mulai bekerja.