Anda mengirim brief yang sama ke tiga vendor dan menerima tiga angka berbeda. Godaan pertama: pilih yang termurah. Sebelum itu, letakkan ketiga penawaran berdampingan dan cari delapan baris berikut. Penawaran yang tidak menulis salah satunya punya ruang untuk biaya tambahan di hari H.
1. Ukuran dan bentuk
Penawaran harus menulis lebar dan tinggi dalam meter, plus bentuknya: lurus, melengkung, atau bertingkat. “Backdrop 3 x 6” bisa berarti tinggi 3 meter lebar 6 meter, atau sebaliknya. Pastikan urutannya jelas.
2. Bahan dan gramasi
Cari jenis bahan (flexy, kain, atau panel) dan gramasinya. Vendor yang hanya menulis “banner” bisa memakai flexy 280 gram yang tipis. Untuk backdrop indoor, standar yang aman adalah 340 sampai 440 gram.
3. Jenis rangka
Rangka menentukan seberapa tegak dan rata backdrop berdiri. Umumnya vendor memakai besi hollow, kayu, atau rangka truss aluminium. Rangka truss tampak lebih rapi dan kuat, tapi butuh ruang di belakang backdrop. Tanyakan juga apakah rangka disewakan atau dibuat khusus untuk acara Anda.
4. Pasang dan bongkar
Banyak penawaran murah hanya menghitung cetak. Biaya tukang untuk memasang di venue dan membongkar setelah acara muncul belakangan. Pastikan penawaran menulis “termasuk pasang dan bongkar” atau mencantumkan biayanya terpisah.
5. Ongkos kirim dan jam loading
Backdrop besar butuh mobil bak atau truk. Cek apakah ongkir sudah masuk harga. Cek juga apakah vendor sanggup mengikuti jam loading venue. Hotel dan mal di Jakarta sering hanya membuka akses barang pada malam hari, dan vendor yang tidak siap kerja malam akan meminta biaya lembur.
6. Jumlah revisi desain
Kalau vendor ikut mendesain, tanyakan berapa kali Anda boleh merevisi tanpa biaya. Revisi logo sponsor dan perubahan tanggal acara termasuk yang paling sering terjadi. Satu atau dua putaran revisi gratis memberi Anda ruang bernapas.
7. Termin pembayaran
Penawaran harus menulis kapan Anda membayar dan berapa. Kebanyakan vendor meminta uang muka 30 sampai 50 persen sebelum produksi. Termin ini memengaruhi arus kas kantor Anda, terutama kalau bagian keuangan butuh waktu untuk mencairkan dana.
8. Biaya yang muncul di lokasi
Beberapa venue mengenakan biaya loading, biaya listrik tambahan, atau deposit kerusakan kepada vendor. Tanyakan apakah vendor sudah menghitungnya atau akan meneruskannya ke Anda. Tanyakan juga siapa yang menanggung cetak ulang kalau ada salah ketik di bahan.
Cara membandingkan setelah semua baris terisi
Buat tabel sederhana dengan delapan baris di atas dan satu kolom untuk tiap vendor. Isi yang kosong dengan pertanyaan, lalu kirim pertanyaan itu ke vendor. Setelah semua kolom terisi, Anda sedang membandingkan barang yang sama, dan selisih harga mulai masuk akal.
Kirim brief Anda ke Foras Media, lalu bandingkan penawaran kami dengan delapan poin ini. Kami tidak meminta DP, gratis ongkir untuk area Jakarta, dan harga kami bisa dinego.