Desainer menggambar backdrop setinggi enam meter. Panitia menyetujuinya. Di hari loading, tukang menemukan plafon ballroom hanya 4,5 meter dengan lampu kristal menggantung di tengah. Tim harus memotong desain di lokasi, dan logo sponsor utama ikut terpotong.
Anda bisa mencegah cerita seperti ini lewat survei venue. Bawa meteran laser, kamera, dan daftar berikut.
Ruang untuk backdrop dan panggung
Tinggi plafon bersih. Ukur dari lantai sampai titik terendah di area backdrop. Titik terendah bisa berupa balok, lampu gantung, saluran AC, atau kepala sprinkler. Sisakan minimal 30 sampai 50 cm di atas backdrop untuk ruang kerja tukang.
Lebar dinding atau area panggung. Catat lebar total dan posisi pintu darurat, layar proyektor, atau stopkontak di dinding. Backdrop tidak boleh menutup jalur evakuasi.
Kedalaman di belakang backdrop. Rangka penyangga dan kaki truss butuh ruang. Kalau backdrop menempel dinding, ukur jaraknya. Kalau backdrop berdiri bebas, sediakan sekitar satu meter di belakang untuk penyangga dan jalur kabel.
Jenis lantai. Karpet, marmer, dan lantai kayu butuh perlakuan berbeda. Banyak hotel melarang rangka langsung menyentuh lantai marmer tanpa alas pelindung.
Akses barang
Pintu dan lift barang. Ukur lebar dan tinggi pintu yang akan dilewati material, termasuk pintu lift barang. Panel atau rangka yang lebih panjang dari pintu harus dipotong dan disambung di dalam ruangan.
Jalur dari parkir ke ruangan. Catat apakah jalurnya datar, punya tangga, atau melewati lobi. Jalur panjang menambah waktu pasang.
Jam loading. Tanyakan ke pengelola venue kapan vendor boleh masuk dan kapan harus keluar. Banyak hotel dan gedung perkantoran hanya membuka akses barang setelah jam kantor.
Listrik dan pencahayaan
Titik listrik. Cari stopkontak terdekat dari area panggung dan tanyakan kapasitas dayanya. Lampu sorot, LED, dan sound system bisa melebihi daya satu stopkontak.
Arah cahaya. Perhatikan jendela, lampu downlight, dan posisi lampu panggung. Cahaya matahari dari jendela di belakang backdrop membuat tamu melihat siluet. Lampu sorot yang terlalu dekat memantul di permukaan flexy.
Aturan venue
Setiap venue punya aturan sendiri. Tanyakan sebelum desain final:
- Apakah vendor boleh memakai paku, sekrup, atau lakban di dinding?
- Apakah ada batas tinggi atau berat untuk dekorasi?
- Apakah venue meminta vendor menyerahkan deposit atau surat izin kerja?
- Apakah ada vendor rekanan wajib untuk listrik atau rigging?
Dokumentasikan semuanya
Foto setiap sudut ruangan dari posisi tamu duduk, posisi panggung, dan pintu masuk. Tulis ukuran langsung di foto atau di catatan yang sama. Kirim berkas ini ke desainer sebelum mereka mulai menggambar, supaya ukuran desain mengikuti ruangan dari awal.
Foras Media melakukan survei venue tanpa biaya. Tim kami datang, mengukur, dan mencatat aturan venue, sehingga desain Anda sesuai ukuran ruangan sejak sketsa pertama.